南京校园多功能厅对于会议预约管理有哪些作用

目前，大学校园建设不断深入，对会议室、多功能报告厅的需求日益增加。许多学校校园都有多个会议室和报告厅。报告厅是一个独立的空间，具有先进的多媒体显示系统、专业的音响扩音系统、高清直播系统、丰富的舞台照明系统和智能集中控制系统。报告厅用于召开各种会议、学术讨论、演讲、报告、新闻发布、多媒体教育训练、电影观看等，报告厅的合理安排和预约管理尤为重要。

现在社会上，传统的人工预约方式已经不能满足当前校园的需要，校园多功能报告厅预约排期相当爆满，智能会议预约管理系统能有效帮助和解决校园管理会议室与报告厅的需求。那么会议预约管理系统在校园多功能报告厅中起着什么作用呢？

校园会议预约管理系统作用：

1、会议预约管理系统可在PC端、移动端等在线进行预约，快速了解报告厅的使用情况，清楚了解会议室的空闲情况，从而实现快速预约等功能。与此同时，会议门牌一体机部署在各会议室或报告厅门前，会议预约信息立即同步显示在显示屏上，会议预约情况一目了然，使会议室预约更加方便。会议门牌一体机还可以进行人脸签到和刷卡签到，一键导出签到数据，清楚了解签到情况。

2.校园会议室预约管理系统可自动向与会人员发送短信、微信或信函，大大提高信息传递效率，节约人力资源。如果会议取消，自动通知服务器将此会议取消。那样，其他人就可以继续在那间会议室里预订了。这一功能很好地解决了一些会议室预定后，实际上没有人来开会，但是会议室无法被其他用户预定的问题，学院会议室或报告厅资源的浪费。

3.支持会议审批功能。预约人预约会议室后需要审核时，有审核权限的人可以查看、取消、通过审核未审核的预约项目，所有信息只有审核后才能发布。会议预约管理系统支持多用户管理，可以添加或删除用户信息，设置用户所属部门，指定个人权限组等信息。

4.会议预约系统还具有提示功能，提示申请人自带电脑笔记本和翻页器，支持HDMI高清输出等注意事项。

与此同时，会议预约管理系统有会议前准备服务，可提前通知有关部门进行会议前准备，如水、笔、纸等服务，以及所需设备均可提前备注申请。

5.会议门牌一体机外框设计有醒目的LED指示灯，可根据当前会议室的预定信息显示不同颜色状态。LED灯显示红色，说明会议室当前处于使用状态。若会议室目前处于闲置状态，LED灯将显示绿色。业余时间还可以即时发布紧急信息、突发事件，插入媒体文件，实现天气预报、时钟等即时信息的同步发布，提升校园形象，增强游客体验。

6.会议预约者预预定的会议时间即将结束，但会议问题尚未讨论完毕时，会议预订终端显示会议室在未来一段时间内仍处于空闲状态，用户可选择延长当前会议时间。

广大师生提供了校内会议室和报告厅的实时信息，合理安排会议时间，高效使用会议室，确保会议顺利进行。

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